グループウェアの導入の注意点

今やグループウェアはある程度の経営規模の会社にとって欠かせないシステムの一つとなっています。会社の業務を行う上で発生する伝達したい事項が瞬時に行えるだけでなく、文書の管理をしたり外部のアプリケーションと連携をしたりと可能性が広がりを見せています。
このようにビジネスシーンに欠かせない存在ですが導入するときには失敗するリスクもあります。

例えば導入するときにコストがかさむことが考えられます。



グループウェアは、利用者の数で費用が決まる有料ライセンス料になっています。何年か継続して契約をしていれば料金が割り引かれることもありますが、会社の予算が組まれるのが一年単位であることがほとんどなので、たくさんの会社が一年単位で毎年契約をしています。



クラウド型のグループウェアだとハードウェアを購入するコストの削減ができたり、サーバを設置するスペースを削減できたりしますが、使いこなせないほど高機能のグループウェアを取り入れた結果、得られた効果と比べて費用がかかり過ぎることがあります。

グループウェアは自分の会社が行っている業務に最も適しているものを選択する事がとても大切になります。

また、会社に導入する場合は全て社員に漏れなく利用してもらう必要があります。

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もし一人でも従来の方法を続けて行きたいと言い張る社員が存在すると、その人のために書類を発行して回覧するなど従来の方法を併行して運用せざるを得なくなってしまいます。